sábado, 8 de mayo de 2010

EL ANALISIS DE PUESTO

ANALISIS DE PUESTOS

El análisis de puestos, es el proceso de investigación mediante el cual se determinan las tareas que componen el puesto, así como los conocimientos y condiciones que debe reunir una persona para que lo pueda desempeñar adecuadamente.
Se puede observar que el análisis de puestos de dos partes; una se refiere a las tareas o actividades que forman el puesto y la otra trata de los requerimientos o características que debe reunir una persona para desarrollar eficazmente el puesto.
El análisis de puestos es un proceso de investigación que sigue un procedimiento de investigación que sigue un procedimiento clasificando las actividades en grupos homogéneos, así como delimita sus fronteras, calcula y propone conocimientos, habilidades, responsabilidades, etc., que son necesarias para alcanzar el objetivo operacional del mismo, de tal forma que si no se observan esos resultados asignados de la investigación, será difícil llegar a las metas organizacionales.














FUNDAMENTACION LEGAL DEL ANALISIS DE PUESTO
La Ley Laboral Mexicana, enfatiza definitivamente la protección social del Articulo 123 constitucional hacia el trabajador, esto demuestra que aun cuando no exista contrato o documento escrito que justifique la relación obrero – patronal.
El análisis de puestos cumple con la obligación legal que existe al estipular las condiciones de trabajo por escrito según el Artículo 25 de la Ley Federal del Trabajo que a la letra dice: “El escrito en que consten las condiciones de trabajo deberá contener. Fracción. III. El servicio o servicios que deban prestarse, los que se determinarán con la mayor precisión posible”. Este enunciado tipifica claramente en la orden que deben seguir esos servicios al transcribirse en la descripción de puestos.
El patrón apoyado en el Artículo 47 de la Ley Federal del Trabajo que a la letra dice: “Son causas de rescisión de la relación de trabajo sin responsabilidad para el patrón o a sus representantes, sin causa justificada siempre que se trate del contratado”; puede despedirse al trabajador ejerciendo sus derechos respecto a las actividades y condiciones descritas en ese documento llamado análisis de puestos.
Artículo 134 de la Ley Federal del Trabajo que dice: “Son obligaciones de los trabajadores: Fracción IV. Ejecutar el trabajo con la intensidad, cuidado y esmero apropiados, en forma, tiempo y lugar convenidos”; nuevamente se puede apreciar en esta disposición que el trabajador está obligado a cumplir en la forma, tiempo y lugar convenidos según lo indica la descripción de labores.

ALGUNAS VENTAJAS QUE SEOBTIENEN DEL ANALISIS DE PUESTO
Siento esta la piedra angular en la organización como fase del proceso administrativo, representa entre otras, las siguientes ventajas:
PARA LA EMPRESA:
1. Es el documento que señala los principios que marcan los principios que marcan los puntos de arranque en la estructura organizacional de la empresa; esto quiere decir que de un buen análisis de puestos dependerá una buena aplicación administrativa.
2. Por su contenido, el análisis de puestos permite establecer los niveles jerárquicos con su respectiva autoridad y responsabilidad.
3. Por el tiempo aproximado para cada tarea, las habilidades y conocimientos que presenta, permite establecer principios de coordinación.
4. Ilustra a los altos ejecutivos de la empresa y les permite discutir ciertos aspectos con bases solidas.
5. Representa una información básica para establecer relaciones con el sindicato y en general para toda la empresa.

Para el Trabajador:

1. Representa un medio ilustrativo de las tareas que debe desarrollar, cómo desarrollarlas y para qué las hace; le marca también sus responsabilidades por cada tarea guiando hacia el logro del objetivo del puesto.
2. Es un instrumentó de revisión porque mediante al análisis de puestos el trabajador comprueba que sus tareas están bien hechas o no; con esto le indica los errores cometidos, así como sus aciertos laborales.

Para el departamento de recursos humanos:

1. El análisis de puestos es guía insustituible para el proceso de reclutamiento y selección de personal porque en él describen las actividades que forman el puesto y los requerimientos o requisitos que deba reunir un aspirante para desarrollar correctamente esas actividades.
2. Es documento clave para practicar el proceso de investigación en la detección de necesidades de adiestramiento y capacitación y como consecuencia es elemento activo en la formulación de programas para esta función.
3. Es medio informativo capaz de proporcionar los datos suficientes y veraces para implantar un programa de valuación de puestos.
4. Por su contenido y la forma como se elabora es posible utilizarlos para implantar políticas, para implantar programas de calificación de meritos, de ascensos y promociones, etc.

Para supervisores:

1. Es documento importante porque sirve para dar la instrucción y defina respecto a las actividades, permite también distribuir razonablemente las tareas y ubicar a cada trabajador en el puesto que le corresponde.
2. A través del análisis de puesto, el supervisor puede mejor controlar a sus subordinados desde el punto de vista producción, responsabilidad y eficiencia.
3. Facilita suplir correctamente a un trabajador en casos eventuales.
4. Es el documento que ampara a los jefes de grupo ante cualquier imprevisto y en especial en las renuncias inesperadas.
El análisis de puestos por lo que hemos visto; es indispensable para la buena marcha de la organización porque representa aspectos administrativos generales y en especial medios de control. Es un documento que trata de conservar su originalidad postura, sin embargo, por los múltiples servicios que representa y dependiendo del fin para el cual haya sido preparado, se le dan ciertas variantes como sucede cuando se hace para detectar necesidades de adiestramiento y capacitación, para usarlo como base en la valuación de puestos, para que auxilie en el reclutamiento y selección de personal, etc. Estas Variantes son superficiales porque su contenido básico sigue siendo el mismo.

EL ANALISIS DE PUESTOS Y SUS OBJETIVOS
Esta técnica pretende alcanzar sus propios objetivos y dentro de ellos por ejemplo:
• El delimitar fronteras, responsabilidades y autoridades del o los ejecutantes de un puesto, con el propósito de esclarecer las practicas administrativas.
• Dentro de la técnica seguida al describir actividades y requerimientos está la intención de proporcionar datos que sirven para obtener el valor de los puestos.
• Cumplir con una obligación social que tiene la empresa distribuir razonablemente las tareas.
• Busca que el reclutamiento y la selección de recursos humanos dejen de ser empíricos y se hagan basándose en actividades y requerimientos del puesto.
• Simplifica el trabajo, evitando duplicidad de mando y aclarando funciones.
• Reduce el número de quejas y rotación de personal por la amplia información que representa del puesto.

PROCEDIMIENTOS PARA RECOGER INFORMACION DEL ANALISIS DE PUESTOS
AL quedar correctamente establecidos los objetivos que se deben alcanzar con el análisis de puestos, es necesario proceder a la recopilación de datos sobre cada puesto; esto se puede lograr mediante las técnicas de la investigación que son: el cuestionario, la observación directa, la entrevista, las observaciones de apoyo por parte de los jefes inmediatos del puesto y el informe diario de actividades que debe llevar el trabajador.
El cuestionario. Es una serie de preguntas que se hacen por escrito bajo una técnica determinada que consiste en agrupar las preguntas y en ordenarlas bajo una secuencia lógica que permita llegar a conclusiones claras y precisas.
La observación directa. Consiste en presentarse al lugar donde está instalado el puesto en cuestión y sin interrumpir al ocupante del puesto, se toman los datos previamente seleccionados.
La entrevista. Es una comunicación bilateral realizada entre el analista y el ocupante del puesto, cuyo propósito fundamental es que el trabajador narre todo lo que hace en tal o cual puesto, naturalmente el entrevistador debe contar es esos momentos con una lista de situaciones previamente estructurada para obtener mejor provecho.
Las observaciones de apoyo. En el momento que el analista ya tiene todos los datos es conveniente que le pida al jefe inmediato del puesto, que revise y corrija todas las observaciones correspondientes, puesto que es el después del titular del puesto, quien conoce los objetivos y funcionamientos de esa unidad de trabajo.
La selección de las técnicas que se vayan a usar en el programa de análisis de puestos, dependen de las políticas de la empresa, de la experiencia del cuerpo de análisis que vayan a participar y del presupuesto disponible para el caso.
















GUIA PARA ELABORAR UN CUESTIONARIO AL RECOPILAR DATOS REFERENTES A LA DESCRIPCION DEL PUESTO.

A) Para la identificación del puesto es necesario anotar:
• Nombre del Puesto.
• Nombre del departamento al que pertenece el puesto.
• Área o sección.
• Ubicación del puesto.
• Puesto del jefe inmediato.
• Ocupante del puesto.
• Fecha del análisis del puesto.
B) Descripción general
• Indicar brevemente el objetivo básico del puesto, declarando que hace y para que lo hace.
C) Descripción analítica
• Iniciar por las actividades rutinarias que se realizan diariamente y que están íntimamente relacionadas con el departamento
D) La especificación:

• El conocimiento: Señalar los diferentes tipos de conocimiento que se empleen en el puesto; es conveniente ordenarlos je¬rárquicamente, es decir, partiendo de los más sobresalientes hacia los menos importantes.

• La experiencia: Anotar la experiencia previa requerida para el puesto, así como las experiencias que se vayan adquiriendo y aplicando en el puesto.

• Responsabilidad de resultados: Relacionar los objetivos pla¬neados del puesto; indicar los objetivos alcanzados y los que faltan por alcanzar; el promedio de ventas, el promedio de com¬pras, promedio salarial de nómina, el promedio de efectivo que mueva el puesto y todo lo cuantificable que se refiere a esta unidad de trabajo.

• Responsabilidad en datos confidenciales: Señalar los datos confidenciales que maneje (si los hay) y aquellos a los que puede tener acceso.

• Responsabilidad en supervisión: Indicar el nombre de las personas y sus puestos que dependen directamente como subordi¬nados al puesto.

• Ambiente de trabajo: Informar sobre las condiciones bajo las cuales se desarrolle el trabajo, como son: luz, tipo de local, tem¬peratura, ruido, humedad, etc.

• Requerimientos especiales: Es importante preguntar sobre al¬gunos requisitos indispensables que debe reunir el ocupante del puesto como son: don de mando, capacidad analítica, introverti¬do, cuidadoso de los detalles, aptitudes para comunicarse bien ya sea verbal o por escrito, aptitud de trabajar bajo la presión de los horarios, del ruido, etc.

Recordar que la calidad de la información obtenida, está en proporción directa al talento del analista, el entrevistador o de la persona respon¬sable de esta función.
ESTRUCTURA DEL ANÁLISIS DE PUESTOS

Esta técnica en su esencia, tiene gran semejanza con la cuenta de mayor que se usa en contabilidad, porque expresa una igualdad perfecta, es decir cuando las actividades sean iguales a los requerimientos, habrá un perfecto equilibrio en los resultados, si no es así, habrá un perfecto desequilibrio, porque, recordar que se debe tener al hombre adecuado en el puesto adecuado.



ANALISIS DE PUESTO

ACTIVIDADES REQUERIMIENTOS
- Diarias o rutina - Habilidad.
- Periódicas - Esfuerzo.
- Responsabilidad.
- Eventuales - Condiciones de trabajo.
TOTAL 100 % TOTAL 100 %


LA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Y SU TERMINOLOGÍA BÁSICA
Cuando la información ya fue revisada por el analista, éste redacta la descripción del puesto, procurando que sea clara y precisa; para que esto se cumpla es recomendable asesorarse de alguien del ramo para que las revise, puesto que las descripciones de puestos se usan para tomar decisiones importantes ya sea en selección y contratación de personal, en la administración de sueldos y salarios y en las relaciones depar¬tamentales.

Las descripciones de puestos como las políticas, sistemas y procedi¬mientos, deben ser revisados y actualizados periódicamente.

El analista debe tomar en cuenta que las descripciones de puestos varían de acuerdo con las necesidades de cada empresa, también debe aceptar que la forma o distribución de la descripción no siempre debe ob¬servar el mismo orden, esto dependerá de la experiencia y disposición del encargado de la función.

Términos básicos: Debido a la importancia que representa el aná¬lisis de puestos dentro de la administración de sueldos y salarios, es necesario, antes de comenzar a estudiarlo detalladamente, tratar de unificar criterios mediante la exposición del significado de algunos términos que se usan con carácter estructural. Estos términos son los siguientes:

 Encabezado: Es un conjunto de datos generales que sirven para identificar el puesto.

 Análisis de puesto: Es un proceso metodológico de investigación en el que se determinan las actividades y los requerimientos de un puesto.

 Descripción de puesto: Es la expresión escrita sistematizada que narra lo que compone un puesto.

 Puesto: Conjunto de actividades, responsabilidades, cualidades y condiciones que forman una unidad de trabajo específica e impersonal.

 Descripción general: Es una indicación de los aspectos más so¬bresalientes del puesto que sirven para darse una idea lo más clara posible de lo que se hace en el puesto.

 Descripción específica o analítica: Es un relato detallado de las operaciones que forman el puesto, clasificándolas generalmente en ope¬raciones de rutina, operaciones periódicas y operaciones eventuales.

 Operaciones de rutina: Son aquellas actividades que el traba¬jador realiza todos los días y que representan la mayor parte de su trabajo.

 Operaciones periódicas: Son las actividades que deben desarro¬llarse en el puesto en ciertas fechas o periodos regulares.

 Operaciones eventuales: Son las actividades que representan contingencias, es decir no se sabe cuándo se van a presentar.

 Especificación del puesto: Esto se refiere a las cualidades o re¬quisitos que debe reunir una persona para desempeñar correctamente el puesto.

 Requerimientos: Son necesidades personales que debe satisfacer el aspirante para cubrir una vacante.

 Condiciones de trabajo: Es el medio circundante que rodea al trabajador.



1 comentario:

  1. Muy buen aporte, ya solo le falta lo correspondiente a la introducción y conclusión, por todo lo demás, buen trabajo

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